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Protege tu negocio de los riesgos derivados del uso indebido de los datos personales.
9 Tips para cuidar tu negocio al tratar datos personales
Por: Beatriz Vargas | Consultora Certificada en PDP.
B&S Institute Centro de Formación Profesional
Como emprendedor, al iniciar un negocio, tus emociones te llenan de iniciativa, proactividad, curiosidad y eres todo un “investigador”, cuándo logras saber que deseas hacer, todavía no sabes cómo quieres hacerlo.
Cuando tu espíritu de “investigador” se dirige hacia el terreno de “quiero hacer bien las cosas y proteger mi negocio de cualquier omisión legal”, el entorno se pone un poco estresante y es normal, porque no todos somos, contadores, abogados, ingenieros en sistemas, mercadólogos o publicistas, ni conocemos con claridad los riesgos latentes, solo sabemos que no queremos fallar.
Por ello, en este artículo y como experta con más de 10 años de trayectoria como Consultora Certificada en el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales, quiero compartirte 7 acciones que puedes realizar para proteger tu negocio del incumplimiento de esta Ley:
1. Identifícate como un Responsable de datos personales
2. Capacítate
3. Capacita a tu personal
4. Celebra contratos
1. Identifícate como un Responsable de datos personales
Los datos personales que manejas en tu negocio son resultado de la decisión que tomaste al definir tu idea de negocio, tus clientes, a quien contratar tanto interna como externamente, por ello ante la Ley eres el “Responsable de Datos Personales”, te aplica esta Ley y tu obligación es “protegerlos del daño, pérdida, alteración, uso o acceso no autorizado”.
2. Capacítate
Toma un curso gratuito o pagado sobre esta Ley, conoce los alcances y sobre todo, las obligaciones que esta Ley determinó para todas las personas que tratamos datos personales, los datos son un insumo muy valioso en cualquier negocio y debemos cuidarlos.
3. Capacita a tu personal
No basta con que tú lo sepas, sabemos que los datos no sólo los usas tú, sino también tu equipo, ellos puedes ser “el eslabón más débil” de la cadena y al romperse puede derivar en grandes riesgos para tu negocio.
4. Celebra contratos
Otra de las obligaciones que esta Ley ha definido es garantizar la confidencialidad de los datos que obtienes y administras.
5. Presenta el Aviso de Privacidad
6. Elabora los avisos de privacidad que necesites
7. Está listo y alerta para atender las consultas y solicitudes de Derechos ARCO
8. Definir un Encargado de datos personales
5. Presenta el Aviso de Privacidad
Los datos personales que obtenemos pertenecen a cada una de las personas que nos los comparten, no son nuestros, es indispensable que celebres contratos con empleados, proveedores y/o terceras personas involucradas con el tratamiento de los datos personales, por ello al momento de obtenerlos nos comprometemos a protegerlos y esta Ley nos obliga a informar este compromiso a cada uno de sus propietarios a través de un documento, seguramente has escuchado de él, es el famoso “Aviso de Privacidad”.
6. Elabora los avisos de privacidad que necesites
El aviso debe informar a los dueños de los datos, qué informacion utilizaremos, para qué, con quién los compartiremos y qué mecanismos hemos dispuesto para obtener su consentimiento y atender cualquier duda o consulta sobre el tratamiento de sus datos y sobre todo, para que puedan solicitarnos el ejercicio de sus derechos sobre los mismos en cualquier momento.
7. Está listo y alerta para atender las consultas y solicitudes de Derechos ARCO
Todo ciudadano tenemos derechos sobre nuestros datos personales, tenemos derechos al acceso, es decir, a saber qué datos se tienen nuestros, como fueron obtenidos y cómo los utilizan; a rectificarlos, si consideramos que están desactualizados; a cancelarlos, si se está haciendo un uso inadecuado de los mismos, y a oponernos a la forma en que se están tratando, estos derechos son constitucionales, por lo que no podemos negarlos en ningún momento y por ello debemos estar listos para atenderlos en cualquier momento.
8. Definir un Encargado de datos personales
Si bien puedes identificarte como “Responsable de Datos personales” al ser el dueño del negocio, también es importante comentarte que la Ley prevé que puedas apoyarte de un equipo para gestionar el cumplimiento de esta Ley, por lo que debes definir una persona para cumplir con todas las obligaciones de esta Ley, si trabajas solo, eres tú mismo y está bien, pero si cuentas con un equipo de colaboradores puedes asignar esta responsabilidad a alguien más, cabe mencionar que esta persona deberá ser asignada formalmente y notificar a todos tus colaboradores dicha decisión para que sus recomendaciones y decisiones sean acatadas por tus colaboradores tal cual si las hubieras definido tú mismo.
9. Conoce las infracciones y multas: Al entender que los datos personales están protegidos por derechos institucionales, las multas por incumplir con su debido tratamiento pueden ir desde los 10 mil hasta los 33 millones de pesos.
Con estos 9 tips quiero que sepas que puedes proteger tu negocio, toma acción, no dejes que el tiempo o las circunstancias definan el momento en que debes cumplir con esta normativa, la Ley aplica desde 2010, estamos a más de 10 años de su entrada en vigor, no lo pienses más ¡Protege tu sueño¡, ¡Protege tu patrimonio!
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